Automatizar procesos en una pyme: por dónde empezar

La pregunta con la que empieza casi todo proyecto que nos llega no es "¿se puede automatizar esto?". Casi siempre se puede. La pregunta buena es "¿debería?", y responderla bien ahorra más dinero que cualquier herramienta.

Este es el método que usamos en la primera reunión con un cliente. Son cuatro pasos y se puede hacer en una tarde con un folio.

Paso 1: contar el proceso, no describirlo

Cuando preguntas "¿cómo hacéis los pedidos?", te cuentan la versión oficial. La versión real tiene tres excepciones, un WhatsApp y una hoja de cálculo que solo entiende una persona.

Para ver el proceso de verdad hay que medirlo en cuatro números:

• Frecuencia: ¿cuántas veces al mes ocurre?
• Duración: ¿cuánto tarda una persona en hacerlo una vez, de principio a fin?
• Personas: ¿cuántas manos lo tocan y cuántas veces cambia de manos?
• Errores: ¿cuántas veces al mes hay que rehacerlo?

Si no puedes rellenar esos cuatro números, todavía no conoces el proceso lo suficiente como para automatizarlo. Ese es, en sí mismo, un resultado útil de la primera reunión.

Paso 2: la cuenta que casi nadie hace

Con esos números sale el coste anual real:

coste_actual = frecuencia_mes × duracion_horas × coste_hora × 12

Un ejemplo real, con los números cambiados: preparar y enviar los albaranes del día. 22 veces al mes, 40 minutos cada vez, una persona a 18 €/hora.

22 × 0,67 h × 18 € × 12 = 3.184 € al año

Ahora la otra mitad, la que se olvida: automatizar no es gratis después de entregarlo. Hay que sumar mantenimiento, el coste de las APIs y las horas de la persona que revisa que sigue funcionando.

coste_automatizado = desarrollo + (mantenimiento_anual + apis_anual)

Si el desarrollo son 4.000 € y el mantenimiento 600 €/año, el punto de equilibrio llega en el año dos. Con esos números, es un sí. Si el proceso ocurriera dos veces al mes en vez de veintidós, sería un no rotundo — y es exactamente el tipo de proyecto que más se propone.

Automatizar un proceso que ocurre poco es la forma más cara de ahorrar tiempo.

Paso 3: qué NO automatizar

Después de bastantes proyectos, estas cuatro señales predicen un fracaso mejor que cualquier otra cosa:

• El proceso cambia cada trimestre. Vas a mantener código en vez de ahorrar trabajo. Espera a que se asiente.
• Nadie sabe explicar la regla. Si la respuesta a "¿y en ese caso qué hacéis?" es "depende, lo mira Marta", primero hay que escribir la regla. Ese trabajo es del negocio, no del programador.
• El proceso está roto. Automatizar un proceso roto lo rompe más rápido y a más escala. Arréglalo en papel antes.
• El volumen es bajo y el error es caro. Si son cuatro casos al mes y equivocarse cuesta un cliente, revisar a mano sale más barato que cualquier sistema.

Paso 4: empezar por el trozo aburrido

Cuando el proceso pasa el filtro, la tentación es automatizarlo entero. Casi siempre es mejor partirlo y empezar por el tramo más repetitivo y menos ambiguo: mover datos de un sitio a otro, generar un documento, avisar a alguien de que algo pasó.

Ese trozo suele ser el 20% del esfuerzo y el 70% del tiempo ahorrado. Y sobre todo, te deja ver si el resto merece la pena con el sistema ya funcionando, en vez de decidirlo en una reunión.

Una lista corta para la próxima semana

1. Elige los tres procesos que más cansan a tu equipo.
2. Rellena los cuatro números del paso 1 para cada uno.
3. Haz la cuenta del paso 2.
4. Descarta los que caigan en el paso 3.

Lo que quede es tu primer proyecto de automatización, y llegarás a él con una cifra en la mano en vez de con una intuición.

Si quieres que hagamos ese cálculo contigo sobre un proceso concreto, escríbenos y lo miramos. Si sale que no compensa, te lo decimos.